Dobry system do zarządzania dokumentami musi mieć szereg cech, które są niezbędne do jego funkcjonowania. Oto 10 najważniejszych cech dobrego systemu zarządzania informacją.
Uniwersalność
System powinien być przede wszystkim uniwersalny. Oznacza to, że można wykorzystać go w każdym obszarze i każdej branży. To, czy system ma być uniwersalny, ustala się jeszcze przed przystąpieniem do jego projektu. Zasada uniwersalności zostaje zachowana także wtedy, gdy do przystosowania programu do prac wymagane są nieskomplikowane narzędzia.
Szybkość we wdrożeniu
Potrzeby firm zmieniają się dziś tak dynamicznie, że potrzeba wciąż nowych narzędzi, by je spełniać. System, który należałoby wdrażać tygodniami, z pewnością by się nie sprawdził. Kluczem w biznesie jest szybkość - szybkie reakcje na sytuację rynkową wymagają szybko dostępnych urządzeń.
Wdrożenie systemu nie może trwać zbyt długo, bo efektywność pracy ulega wtedy zmniejszeniu.
Bezpieczeństwo
Wszystkie systemy informatyczne muszą być dziś bezpieczne - zarówno dla użytkowników domowych, jak i dla firm. Tym bardziej, jeśli mowa o systemie zarządzania firmową informacją. Włamanie byłoby w tym przypadku katastrofalne w skutkach. Powszechnie występującym standardem powinna być więc możliwość dokładnego ustawienia uprawnień oraz integracja z usługami katalogowymi z silnym uwierzytelnieniem. Bezpieczeństwo najważniejszą rolę pełni w systemach zarządzających danymi finansowymi oraz medycznymi.
Obsługa maksymalnej liczby opcji
Dobry system powinien być zaprojektowany w taki sposób, by dany obieg informacji mógł opracować użytkownik końcowy, nie będący programistą. Przykładowym, podstawowy obieg może mieć 4 punkty zatrzymania, zastępstwo, powiadomienia oraz archiwizację. Dobrze zaprojektowane oprogramowanie powinno dawać użytkownikom dużą swobodę.
Mechanizmy wyszukiwania
Elementem, w który system zarządzania dokumentami powinien być bezwzględnie wyposażony, jest wyszukiwarka. Dzięki niej użytkownicy oszczędzają czas na poszukiwaniu dokumentów.
Elastyczność
Wdrażając oprogramowanie, trzeba być przygotowanym na konieczność wprowadzania w nim przyszłych zmian. Potrzeby firmy zmieniają się bowiem bardzo dynamicznie. Narzędzie do zarządzania informacją musi więc nadążać za głosem firmy i elastyczne - tak, by dało się je dopasować do nowych warunków. Dobry system umożliwi użytkownikom dokonanie łatwych przekształceń w istniejących zasadach obsługi dokumentów, a także wprowadzenie nowych szablonów czy obiegów bez konieczności skomplikowanego programowania.
Pozyskiwanie dokumentów z różnych źródeł
System zarządzania informacjami powinien integrować się zarówno z aplikacjami biznesowymi, jak i pocztą elektroniczną, skanerem czy urządzeniami wielofunkcyjnymi. Dzięki temu możliwe będzie łatwe wprowadzanie dokumentów do cyfrowych zasobów firmy.
Zintegrowanie z biurowymi aplikacjami
By ułatwić użytkownikom pracę z systemem, powinno się wyposażyć go w mechanizm integracji z aplikacjami biurowymi typu Microsoft Office. Integracja umożliwi wykonywanie większości czynności w systemie już wewnątrz dokumentów.
Dostępność
System powinien być przygotowany na wystąpienie ewentualnych awarii - tak, by użytkownicy nie stracili swoich danych. Umożliwi to wprowadzenie rozwiązań wysokiej dostępności, np. konfiguracji n+1 na każdej warstwie, rozproszonej pomiędzy dwoma lokalizacjami.
Łatwość w utrzymaniu
Aktualizowanie oprogramowania to dzisiaj konieczność. Warto zadbać, by proces ten nie był zbyt skomplikowany i możliwy do wykonania przez osoby nie będące programistami. Nie bez znaczenia jest również tzw. kompatybilność wsteczna, czyli możliwość równoczesnego wykorzystywania nowszych i starszych wersji programu.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz